VirtualEvents365 (www.virtualevents365.com), będący jednym ze światowych liderów w dziedzinie wirtualnych eventów, podjął się przeanalizowania dwóch modeli obsługi systemów (full oraz self). Analiza pozwoli organizatorom wirtualnych wydarzeń w jeszcze lepszym zrozumieniu ich potrzeb i doborze najefektywniejszych rozwiązań.

Self-Managed Virtual czyli indywidualne zarządzanie

Kontrola nad zarządzaniem systemem daje sporo korzyści, ale wymaga znacznie większego zaangażowania i jest obarczone większym ryzykiem. Wprawdzie tego typu rozwiązania są tańsze, ale odpowiedzialność za błędy w organizacji oraz nakład pracy leży po stronie organizatora-czyli kupującego system.

Full-Service

Wirtualne wydarzenia wydają się być podobne do tych w rzeczywistości, ponieważ wymagają podobnej wiedzy i uwagi, a także szerokiego zakresu informacji. W rzeczywistości, w przypadku świata on-line zadanie polega na zaangażowaniu uczestników w wydarzenie nie mając bezpośredniego oddziaływania, zatem wymaga dodatkowego wysiłku.Wybierając najlepsze rozwiązania w organizacji virtual eventu warto rozważyć następujące kwestie:

1. Wiedza i doświadczenie

Czy organizujemy wirtualne wydarzenie po raz pierwszy? Czy mamy doświadczenie potrzebne do tego? Czy zorganizujemy udaną imprezę bez doświadczonego partnera? Zalecenie: Należy rozważyć hybrydowe podejście, w którym rozpoczyna się z pełnym zakresem usług zaangażowania i stopniowo migrować do samoobsługi Wraz ze wzrostem doświadczenia.

2. Zasoby

Czy mamy niezbędne środki, aby podjąć wszystkie zadania wewnętrznie?Kilka samoobsługowych narzędzi zapewnia znaczne oszczędności czasu i kosztów pracy poprzez automatyzację niektórych żmudnych zadań wykonywanych ręcznie. Nie należy jednak przypuszczać, że produkcja wirtualnego wydarzenia odbywa się bez nakładów pracy pracowników.
Zalecenie: przeprowadzić dokładną ocenę swojego potencjału wewnętrznego przed objęciem rozwiązań samoobsługowych.

3. Zmienne usługi

Należy dokładnie przeanalizować jaki jest cennik na usługi zmienne tzn. te, które przed oraz w trakcie wirtualnego wydarzenia np. szkolenia w zależności od różnorodnych czynników ulegają zmianie.

4. Wsparcie

Jakie wsparcie oferowane jest organizatorowi w przypadku pakietu self oraz full – zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych. Warto spojrzeć czy w pakiecie self jest usługa „day live helpdesk”.

5. Liczba uczestników

Ilu uczestników znajdują się w podstawnych kosztach? Jaki jest koszt dodatkowych odwiedzających? Ponadto należy zdawać sobie sprawę z różnych zadań, które mogą być przyjęte przez klienta w modelu self.

Wniosek:

Gdy wszystkie te czynniki zostaną wzięte pod uwagę może okazać się, że różnice w kosztach ostatecznych niewiele się różnią. Rozwiązania self przynoszą znaczące korzyści dla organizatorów z możliwością obniżenia kosztów i eliminacji żmudnych zadań wykonywanych ręcznie za pomocą automatycznych narzędzi. Aby wybrać najlepsze rozwiązanie warto wyraźnie określić swoje potrzeby i realistycznie spojrzeć, które usługi jesteśmy w stanie przejąć na swoje barki.

Wybór zależy od specyfiki wydarzenia oraz indywidualnych potrzeb, VirtualEvents365 zachęca do samooceny każdego zdarzenia, dzięki czemu system zostanie zoptymalizowany i będzie efektywny.

Więcej informacji: www.cgsinc.com, www.virtualevents365.com